Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» № 358 (утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15.06.2020 № 333н)

Постановление Министерства труда РФ «Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым профессиям рабочих» от 21.08.1998 № 37 в части Раздела: Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях - «Секретарь-машинистка» (Код в соответствии с ОКПДТР: 26353).

Секретарь-машинистка – это специалист в сфере делопроизводства и офисной работы, помогает руководителю, выполняет организационные и административные обязанности. Секретарь-машинистка должна уметь работать на компьютере, владеть навыками быстрого набора текста, быть грамотной, знать офисную технику, документооборот и основы организации труда.

Будущие секретари-машинистки в рамках подготовки по основной программе профессионального обучения формируют профессиональные компетенции, включающие в себя:

• Ведение документации: Оформление и классификация документов. Работа с корреспонденцией: прием, регистрация, отправка.
• Прием и передача телефонных звонков: Принятие входящих звонков. Переадресация звонков соответствующим сотрудникам. Оставление сообщений и записей при необходимости.
• Организация рабочего пространства: Поддержание порядка на рабочем месте. Подготовка рабочего кабинета к встречам и мероприятиям.
• Планирование встреч и мероприятий: Организация расписания встреч и важных событий. Подготовка необходимых материалов и документов.
• Машинописные работы: Ввод и форматирование текстов на печатной машинке или компьютере. Подготовка писем, отчетов, презентаций и других документов.
• Работа с офисной техникой: умение обслуживать и обращаться с офисной техникой (печатающие устройства, факсы, сканеры). Поддержание и обеспечение работоспособности офисного оборудования.
• Содействие в организации мероприятий: Подготовка и оформление материалов для совещаний и мероприятий. Обеспечение необходимых ресурсов для проведения мероприятий.
• Обеспечение коммуникации: Своевременное и точное информирование коллег и посетителей офиса. Обеспечение эффективной коммуникации внутри офиса.
• Помощь в решении организационных вопросов: Поддержка сотрудников в решении мелких организационных вопросов. Выполнение поручений руководства.

Карьера секретаря-машинистки может развиваться в зависимости от опыта, навыков и стремлений работника. Ниже представлена примерная карьерная лестница:

Секретарь-машинистка: Ввод и обработка документов, поддержка офисной деятельности, прием и направление телефонных звонков, встреча посетителей. Организация рабочего пространства, ведение расписания, выполнение поручений руководства.

Личный секретарь руководителя: Расширенные секретарские функции, включая организацию деловых поездок, встреч и переговоров. Подготовка презентаций, координация деловой переписки, поддержка в решении организационных вопросов.

Ассистент руководителя: Широкий спектр обязанностей, включая участие в управленческих решениях, контроль над рабочим процессом и взаимодействие с другими подразделениями. Подготовка аналитических материалов, участие в планировании бизнес-процессов, координация работы офиса.

Руководитель офиса/секретарь-референт: Управление офисной деятельностью, взаимодействие с партнерами и клиентами, принятие решений на оперативном уровне. Оптимизация бизнес-процессов, разработка стратегических планов для офиса.

Офис-менеджер: Полное управление офисом, включая координацию всех его функций, руководство персоналом, управление бюджетом офиса. Развитие офисной инфраструктуры, оптимизация работы персонала, стратегическое управление офисом.

Директор по административным вопросам: Высший уровень управления административными функциями компании, включая стратегическое планирование и координацию деятельности офисов. Разработка политики компании в сфере административного обслуживания, решение сложных организационных вопросов.

Профессия «секретарь-машинистка» востребована в различных организациях и учреждениях, где требуется организационная и административная поддержка. Например:

Коммерческие предприятия: в офисах компаний и фирм секретарь-машинистка оказывает административную поддержку руководству и сотрудникам.

Государственные учреждения: в различных уровнях государственного управления секретарь-машинистка может обеспечивать поддержку в офисных процессах и взаимодействии с общественностью.

Образовательные учреждения: в школах, университетах и других образовательных организациях секретарь-машинистка поддерживает офисную работу и обеспечивает координацию деятельности.

Юридические фирмы: в юридических офисах секретарь-машинистка может оказывать административную помощь юристам и обеспечивать офисную деятельность.

Некоммерческие организации: в благотворительных организациях, общественных объединениях и других некоммерческих учреждениях секретарь-машинистка может выполнять разнообразные административные функции.

Работа секретарь-машинистки часто связана с обеспечением офисной эффективности и координацией деятельности различных служб и отделов в организации.