Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» № 358 (утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15.06.2020 № 333н)

Секретарь-администратор – это специалист, ответственный за прием и распределение телефонных звонков организации, организацию работы с посетителями организации и выполнение координирующих и обеспечивающих функций.

Будущие секретари-администраторы в рамках подготовки по основной программе профессионального обучения формируют профессиональные компетенции, включающие в себя способность:

• Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи
• Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации
• Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы
• Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров
• Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия
• Соблюдать служебный этикет
• Общаться с посетителями
• Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации
• Вести учетные формы, использовать их для работы
• Создавать положительный имидж организации
• Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций
• Применять информационно-коммуникационные технологии
• Обеспечивать конфиденциальность информации
• Составлять и вести учетные документы
• Составлять и оформлять организационно-распорядительные документы (приказы, акты, договоры, справки, докладные записки и др.)
• Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации
• Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации
• Оценивать результаты в рамках поставленных задач
• Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками

Профессия «секретарь-администратор» востребована в организациях со сложной структурой: офисах, государственных учреждениях, финансовых организациях, гостиничном бизнесе, клубах, магазинах и в других заведениях, где наблюдается высокая проходимость. Под квалификацией подразумевается внимание к клиенту, умение решать спорные вопросы, конфликты, должен правильно организовать взаимодействие обслуживающего персонала и посетителей.